協同OA系統如何解費控管理難題？信息化落地是關鍵

差旅費報銷、工資福利支出……這(zhè)些看似平常的公司費用背後(hòu)，實際上藏著(zhe)很多企業的“困擾”，多年來都(dōu)無法真正化解預算費用控制管理中的預算超支、審批效率低、無法真實把控、預算缺乏調控和數據支撐等種(zhǒng)種(zhǒng)難題，即便是協同管理政務OA系統軟件也一直扮演者報銷審批的“角色”，鮮有協同管理政務OA系統軟件商能(néng)做到預算費控全程管理的跨越。

費控管理難題到底“難”在哪？協同管理政務OA系統該如何真正化解呢？業内人士認爲，信息化落地是關鍵。來自政務OA協同政務OA系統品牌方也認爲，企業應選擇符合實際需要的費用管理模式，而這(zhè)種(zhǒng)模式則需要其應用的協同管理政務OA系統方能(néng)夠做到信息化落地。

“落地”兩(liǎng)個字簡單，實施起(qǐ)來卻相當複雜。“比如做初步的預算編制時(shí)，不是所有的部門都(dōu)需要預算控制。因此，要明确預算控制涉及哪些部門，因此協同管理政務OA系統軟件就(jiù)要具備這(zhè)樣的預算金額控制、導入能(néng)力。”政務OA協同政務OA系統軟件品牌負責人這(zhè)樣說(shuō)到。

事(shì)實上，正如上述觀點，信息落地融入到預算費控全程管理中，有效的降低企業經(jīng)營成(chéng)本、提高工作效率、增強企業效益。政務OA協同政務OA系統軟件方面(miàn)認爲，信息落地則要通過(guò)規範科目範圍、執行标準；預算編制目标準确、易于執行和可控；費用執行數據鏈暢通、費用發(fā)生有據可依；數據統計口徑科學(xué)、及時(shí)動态；優化資金配置、合理科學(xué)使用等管控要點協助企業實現費控管理過(guò)程電子化。

“預算編制、申報、審批”環節中，政務OA協同政務OA系統可結合财務部門分别就(jiù)“費控的部門邊界”和“預算科目”反複與高層管理者溝通确認後(hòu)，通過(guò)系統的數據導入接口，直接把預算數據從excel預算模闆或金蝶、用友、erp等管理軟件導入政務OA系統中，有著(zhe)的信息包容性和效率。

“費申請與報銷審批”中，爲了讓信息更加落地，政務OA協同政務OA系統可以對(duì)每個部門／分子單位的每個預算科目，依據不同的業務類型設置不同的預算臨界值預警，僅這(zhè)一點就(jiù)可以大大提高費控管理能(néng)力，數據信息随時(shí)掌握。

而“數據分析、過(guò)程控制”則能(néng)夠在預算實施過(guò)程中進(jìn)行預警及強控，部門預算統計、多維預算數據分析以及财務憑證過(guò)程核對(duì)，大大降低風險，确保信息的準确與透明化。

“預算調整”則更加讓費控管理人性化，針對(duì)結構性預算不足、結轉等情況能(néng)夠及時(shí)給出方案，以月度運營會(huì)議溝通和多維預算數據分析等手段來确保信息的實時(shí)性，保證預算費用的合理性使用。

可以說(shuō)，政務OA用協同管理政務OA系統構建的“預算費控全程管理平台”強調信息落地，實用性強。可以對(duì)預算執行過(guò)程與執行結果的反饋進(jìn)行有效管控，可以讓組織的預算管理、費控管理不流于形式，真正落地執行，可以統一組織各部門/分子單位的業務信息、項目信息、人力資源信息、以及工作計劃與費用支出計劃，讓所有部門都(dōu)參與進(jìn)來，讓預算費控成(chéng)爲每個員工開(kāi)展工作所必需的“工具”而非阻礙進(jìn)度與工作效率的“枷鎖”，同時(shí)，“預算費控全程管理平台”也可以使高層管理者/決策者随時(shí)了解每一筆資金的流向(xiàng)，及時(shí)發(fā)現預算的實際執行效果以及存在的問題，逐一分析研究并采取相應的控制策略。